Від HR team Clovertech

Знайомство із командою та особливостями культури компанії, налаштування взаємодії з колегами — невід’ємні етапи, які людина проходить у перші тижні на новій роботі. Ці процеси ми  у компанії називаємо онбордінгом. 

Завдяки їм новачок отримує атмосферу колективу, легше адаптується. Якщо онбордінг організований правильно, людині буде комфортно працювати та розвиватися разом із компанією.

Перші дні або тижні на новій позиції або в новій компанії — це завжди стрес. З війною на нього накладається ще й хвилювання за свою безпеку та долю близьких. Зараз онбордінг важить ще більше, ніж раніше — задля емоційного комфорту співробітників та успіху компанії.

Саме тому у Сlovertech  не відмовлялися від звичних процесів, зокрема, й онбордінгу, а трансформували їх під онлайн-формат. Розповідаємо, як адаптують нових співробітників у нас у компанії , хто залучений до онбордінгу та що змінилося в ньому  під час війни.

Як ми проводимо онбордінг 

Преонбордінг розпочинається в день прийняття офферу, а закінчується з виходом фахівця на роботу. До прийняття офферу з кандидатом спілкується рекрутер. А вже пiсля – HR спеціаліст. Він надсилає співробітнику вітальний лист та повідомляє організаційні деталі: дату й час виходу на роботу, адресу офісу, перелік необхідних документів, план на перший день, тощо.

Якщо рекрутер — це перший контакт фахівця з компанією, то HR-менеджер — перша людина, яку він зустрічає після виходу. HR-фахівець детальніше знайомить новачка з історією, проєктами та культурою компанії, допомагає оформити документи, показує, як працюють внутрішні сервіси, підтримує. Одним словом, робить усе, щоби людина почувала себе комфортно та знала все, що необхідно на новому місці роботи.

З 24 лютого ми повністю перейшли на онбордінг онлайн , при цьому для нас  дуже важливо  було зберегти легкість в адаптації новачків на всіх етапах.

Суттєвої  різниці  в онбордінгу до війни та тепер в нас немає. Але до середини червня, ми призупиняли видавати новачкам “велкам бокси”, тому вони чекали на можливість їх отримати при нагоді, та наразі вже відновили цю процедуру.

До першого виходу новачка ми  підготовлюємо  техніку, та усі необхідні папери для оформлення. Інструктуємо новачків стосовно того, як пройде їх перший день в компанії. 

В перший день ми знайомимо новачка з компанією через “Велкам презентацію” за нашим HR спеціалістом онлайн. 

У  презентації детально зібрана вся інформація про компанію, де новачок може знайти відповіді на майже усі питання: історія створення компанії, наші цінності, команда, внутрішні правила та процеси.

Як відбувається знайомство з командою 

В перший день, менеджер або лід, знайомить новачка з командою в якій він подалі буде працювати. Інформує про усі  внутрішні процеси та взаємодію у команді, та навіть дає перші робочі задачі. 

Наша HR спеціаліст робить привітальний баннер, у котрому обов’язково є фото новачка, основна інформація про нього(неї), яку ми, до виходу нового спеціаліста, збираємо через анкетування, для того щоб трохи більше дізнатися про нового члена команди, його інтереси та хобі.
Welcome баннер в перший день  ми відправляємо у Slack, на всю нашу команду, для знайомства та привітання нового спеціаліста.

Привітання від компанії

Підтримка дуже важлива особливо у перший день співробітника, тому ми не забуваємо про маленькі приємності і від нас кожен новий спеціаліст отримує “велкам бокс”, котрий складається з:

1.Пляшки для води – адже дуже важливо підтримувати водний баланс кожен день.

2.Невеликого рюкзачка – у котрий  можливо складати свої речі

3.Стікер пак- для гарного настрою 🙂

А вже після випробного терміну  у цьому році ми даруємо дуже круту, ексклюзивну корпоративну футболку 🙂

Успішне закінчення випробного терміну — це маркер, що онбордінг та адаптація були продуктивними. У Clovertech випробний термін триває три місяці.

P.S це не всі смаколики від компанії котрі отримують наші співробітники, ми намагаємося на різні івенти подарувати корпоративні подаруночки від компанії (на День народження, річницю компанії, новий рік тощо).

Onboarding at Clovertech during the war

From Clovertech’s HR team

The acquaintance with the team and the features of the company’s culture, and setting up cooperation with colleagues are essential processes that every person goes through during their first weeks at a new job. We call such processes onboarding.

Thanks to those, a newcomer understands the team’s ambiance and gets used to it more leisurely.

If the onboarding goes appropriately, the new employee will work comfortably and grow together with the company.

The first days and weeks in a new position or at a new company are always stressful. During the war, being stressed becomes burdened with anxiety regards own safety and the lives of beloved ones. Nowadays, onboarding is even more important than before, for both the emotional comfort of the employees and the company’s success.

Therefore, we haven’t given up the standard processes here at Clovertech, and onboarding in particular, but also made those fit the online format. Now we want to tell how we help new employees adapt to the company, who is involved in onboarding, and what has changed in it since the war started.

How do we conduct onboarding?

Pre-onboarding starts on the day when a job offer is accepted and ends on the employee’s first day at the company. Before the offer is accepted, recruiters are the ones who keep in touch with the candidate. And after it is accepted, an HR specialist enters the scene, sending a welcome letter to the employee with the organizational details added (such as the date they start working, office address, a list of required documents, first working day plan, etc).

If a recruiter is the first contact between a specialist and the company, then the HR manager is the first person that meets specialists when they start working.

HR specialist provides the newcomers with details about the company, such as its story, projects, and corporate culture, helps to formalize the documents, shows the workflow of the internal services, and supports. In other words, they do everything to make the specialists feel comfortable and make sure the newcomers know everything they may need in the new working place.

Since February 24, we have fully switched to conducting onboarding online; however, it’s important for us to keep the simplicity of the newcomers’ adaptation at all stages.

There’s no significant difference between the present onboarding processes and the ones we had had before the war started. However, we stopped sending Welcome Boxes to the newcomers and resumed that in mid-June; therefore, they had to wait until that becomes available, but we have reestablished the procedure already.

For the newcomers’ first working days, we prepare technical equipment and all necessary documents for registration. We also instruct the newbies on how their first day will go.

On the first working day, we introduce the company to newcomers using the Welcome Presentation with our HR specialist online.

The presentation includes all detailed information about the company, and the newcomer can find answers to most questions, like the story of the company’s establishment, our values, teams, internal rules, and processes.

How does the introduction to a team go?

On the first day, a manager or a team lead introduces the newcomer to the team they will be working with in the future, informs them about all internal processes and the cooperation inside the team, and even gives first working tasks.

Our HR specialist prepares a welcoming banner that necessarily includes a photo of the newcomer, and main information about them, which we gather using the special questionnaire before the new specialist starts working so that we get to know a bit more about the new team member, their interests, and hobbies.

The Welcome banner is sent to the general team chat in Slack on the newcomer’s first day so that the new specialist is introduced and greeted.

Greeting from the company

Support is crucial, especially when it comes to the employee’s first working day; therefore, we do not forget about little pleasant things, and every new specialist receives the Welcome Box, which consists of the following:

1.A water bottle, because it’s very important to keep the water balance every day

2.A small backpack to pack one’s belongings

2.And a sticker pack, just to make the mood better 🙂

And just after the probation ends, we award a cool exclusive corporate t-shirt this year 🙂

Successful completion of the probationary period is what ensures that both onboarding and adaptation were efficient. At Clovertech, such a period lasts three months.

P.S.: Those aren’t every sweet that the employees receive from the company, we try to gift corporate presents for various events (f.e., birthday, working anniversary, the New Year, etc).